POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EDEXA SAS

1.      OBJETIVO

Establecer los lineamientos y procedimientos aplicables para el tratamiento y protección de los datos personales obtenidos por EDEXA S.A.S. en el desarrollo de su objeto social, de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia en sus artículos 15 y 20, Ley estatutaria 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias respecto al tratamiento de datos personales.

La Ley 1266 de 2008 define los siguientes tipos de datos de carácter personal: a) Dato privado: “Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular”. b) Dato semiprivado: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266. c) Dato público: “Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados”, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. “Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas”. d) Datos sensibles: Son “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos”.

2.      ALCANCE

Los lineamientos establecidos en el presente documento son aplicables a los datos personales que se encuentran en las bases de datos de EDEXA S.A.S. y a los titulares de los mismos, incluidos los colaboradores y los encargados del tratamiento de la información.

3.      RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

EDEXA S.A.S, sociedad legalmente constituida, debidamente inscrita en la Cámara de Comercio, identificada con NIT 800.206.075-1 y con domicilio principal en el KM 1.3 VÍA PARCELAS COTA CONJUNTO AEPI BODEGA 11, Cota, Cundinamarca, Teléfono (+57 1) 7470260 y correo electrónico coordinacion.ci@edexa.com.co es el responsable del tratamiento de los datos en sus respectivas bases.

4.      FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

EDEXA S.A.S., en virtud de su objeto social, ha obtenido y conservado desde su creación, datos personales de sus clientes, proveedores, empleados, intermediarios, oferentes y candidatos de trabajo en adelante los “Titulares”, los cuales son recolectados, almacenados, organizados, usados, transmitidos, actualizados, rectificados y en general administrados, de acuerdo con la respectiva relación y/o vinculación (civil, Laboral, comercial, pre contractual, etc.) para los siguientes fines:

Frente a Clientes: El tratamiento de los datos se realizará con la finalidad de promocionar y comercializar los productos ofrecidos por EDEXA S.A.S., así como el envío de información relacionada con los contratos comerciales establecidos entre las partes y la generación de reportes para el suministro de información a entidades judiciales o administrativas y entidades de gobierno que ejerzan funciones de control y vigilancia de su operación cuando medie requerimiento legal para ello.

Frente a Proveedores: El tratamiento de los datos se realizará con el fin de contactar y contratar con proveedores, productos o servicios que EDEXA S.A.S. requiera para el normal funcionamiento de su operación y para la adecuada dotación de sus instalaciones u oficinas, así como el envío de información relacionada con los contratos comerciales establecidos entre las partes y la generación de reportes para el suministro de información a entidades judiciales o administrativas y entidades de gobierno que ejerzan funciones de control y vigilancia de su operación cuando medie requerimiento legal para ello.

Frente a Empleados: El tratamiento de los datos se realizará para fines relacionados con su vinculación, ejecución y terminación de la relación laboral que surja entre el empleado y EDEXA S.A.S., así como la generación de reportes para el suministro de información a entidades judiciales o administrativas y entidades de gobierno que ejerzan funciones de control y vigilancia de su operación cuando medie requerimiento legal para ello.

En consecuencia, para las finalidades descritas, EDEXA S.A.S. podrá: (a) Conocer, almacenar, registrar, actualizar y procesar los datos entregados por los Titulares en una o varias bases de datos. (b) Mantener comunicación física o electrónica con los Titulares, incluyendo, pero sin limitarse al envío de información relacionada con los            contratos civiles, laborales o comerciales. (c) Identificar a los Titulares para la ejecución, administración y seguimientos de las relaciones contractuales o pre-contractuales de cualquier índole o materia. (d) Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los titulares. (e)Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los titulares, con cualquier información de que disponga legítimamente. (d) Subcontratar a terceros para que procesen la información de los Titulares y/o para que realicen cualquier otra actividad requerida por EDEXA S.A.S en virtud de las relaciones contractuales existentes entre los titulares y EDEXA S.A.S. (f) Realizar trámites administrativos internos de la Compañía tales como reportes contables, auditorías y facturación. (g) Estudiar, analizar, personalizar y utilizar la información suministrada por los titulares para el seguimiento, desarrollo y/o mejoramiento, de los productos y servicios suministrados. (h) En caso de que EDEXA S.A.S. no se encuentre en capacidad de realizar el tratamiento por sus propios medios podrá transferir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero, el cual será el encargado del tratamiento y deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida para el tratamiento. (i) Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales y contables de la Compañía. (j) Usar los datos personales entregados por los Titulares para dar cumplimiento a las obligaciones de prevención de lavados de activos y financiación de terrorismo. (k) Usar los datos personales entregados por los Titulares para cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato celebrado con el Titular y de la naturaleza jurídica de EDEXA S.A.S.

Una vez ejecutados los contratos o concluida la relación comercial, laboral o civil existente con los Titulares, los Datos Personales sólo serán usados para efectos de mantenerlos en el registro de la Base de Datos de EDEXA S.A.S. y de enviarles mensajes con fines comerciales, y/o publicitarios si así lo autoriza el Titular, de lo contrario, serán eliminados de las Bases de Datos de la Compañía o archivados en condiciones seguras cuando así lo requiera la normativa colombiana.

5.      DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de EDEXA S.A.S.:

a.      Derecho de actualización y rectificación: El Titular podrá conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b.      Derecho a solicitar prueba de la autorización: El Titular podrá solicitar prueba de la autorización otorgada a EDEXA S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

c.       Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal: El Titular debe ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d.      Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones frente a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.

e.      Derecho de supresión: Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento EDEXA S.A.S. ha incurrido en conductas contrarias a la normatividad vigente.

f.        Derecho de acceso: Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

6.      AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales, EDEXA S.A.S. requiere autorización previa, libre, expresa e informada de los Titulares de los mismos, dicha autorización puede darse por escrito, diligenciando el formato de vinculación natural o jurídica o mediante cualquier otra conducta inequívoca que permita concluir que el titular concedió su autorización para el tratamiento de sus datos personales, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

La autorización debe obtenerse a más tardar en el momento de la recolección de los datos personales, en ella se indicará la finalidad para la cual se solicita el dato y se comunicará la existencia de la presente Política y su acceso a través de la página web http://edexa.com.co/. La autorización tendrá vigencia por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

7.      PROCEDIMIENTOS PARA QUE EL TITULAR EJERZA SUS DERECHOS

Las consultas o reclamos deberán ser presentadas por el titular de los datos o por sus causahabientes¹, EDEXA S.A.S. se reserva el derecho de verificar la identidad del peticionario de la siguiente forma:

·         Si es directamente el titular el que va a ejercer uno de sus derechos, este debe presentar copia del documento de identidad.

·         Si se trata del causahabiente, este debe presentar el documento donde conste la sucesión o subrogación de los derechos del titular que está representando, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del Titular.

·         Si se trata de un representante legal y/o apoderado, este debe presentar documento de identidad válido, un documento que acredite la calidad en la que actúa (Poder) y el número del documento de identidad del Titular.

La solicitud debe contener la información personal requerida (Nombre y datos de contacto para recibir la respuesta), la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo y los soportes de documentos que lo acrediten como titular de la información.

7.1.            ATENCIÓN Y RESPUESTA A CONSULTAS

¹Persona que por sucesión, subrogación o transmisión adquiere los derechos de otra persona.

7.1.1.      Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas

EDEXA S.A.S. ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:

·         Comunicación escrita dirigida al departamento de Servicio al Cliente, dirección Km 1.3 vía Parcelas Cota Conjunto AEPI Bodega 11, Cota, Cundinamarca. Horario de atención: Lunes a Viernes de 6:30 am a 4:30 pm.

·         Solicitud          escrita al         correo electrónico:      servicioalcliente@edexa.com.co o coordinacion.ci@edexa.com.co

·         Solicitud Verbal al teléfono 7470260 Ext 4128, departamento de Servicio al Cliente.

En cumplimiento de la Ley 2300 de 2023, nos permitimos informar que puede realizar solicitud para adicionar, modificar y/o eliminar canales de contacto a través de una solicitud al correo servicioalcliente@edexa.com.co.

Atención y respuesta:

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.2. ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS

7.2.1.   Medios habilitados para la presentación de peticiones, quejas y reclamos:

Los Titulares pueden actualizar, modificar, corregir o simplemente pedir que no le envíen correspondencia o no ser contactado para ofrecerle un bien través de los siguientes medios:

·         Comunicación escrita dirigida al departamento de Servicio al Cliente, dirección Km 1.3 vía Parcelas Cota Conjunto AEPI Bodega 11, Cota, Cundinamarca. Horario de atención: lunes a viernes de 6:30 am a 4:30 pm.

·         Solicitud          escrita al         correo electrónico:      servicioalcliente@edexa.com.co o coordinacion.ci@edexa.com.co

·         Solicitud Verbal al teléfono 7470260 Ext 4128, departamento de Servicio al Cliente.

Atención y respuesta:

Si la queja o reclamo se presentan incompletos, EDEXA S.A.S. deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.

En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.

El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.      CANALES Y HORARIOS DE CONTACTO CON CLIENTES

De acuerdo con lo establecido en la Ley 2300 de 2023, informamos que los horarios designados para el contacto con nuestros clientes a través de los canales autorizados son de lunes a viernes de 7 de la mañana a 7 de la noche y los días sábados de 8 de la mañana hasta las 3 de la tarde; no se realizarán gestiones de contacto los días domingos ni festivos.

Los canales de comunicación disponibles para contactar a nuestros clientes incluyen llamadas telefónicas, mensajes de texto (SMS), correo electrónico y WhatsApp.

EDEXA S.A.S. considera como medios de comunicación autorizados aquellos proporcionados durante la vinculación con nosotros. Al aceptar nuestra política de tratamiento de datos y protección de datos personales, el cliente expresa su consentimiento para el uso de estos canales para fines de contacto comercial o gestión de cobranza.

Sin perjuicio de lo anterior, el cliente podrá solicitar la supresión y/o modificación de alguno de los canales informados a través del correo electrónico servicioalcliente@edexa.com.co . En tal caso, deben dejar al menos un canal de contacto vigente.

9.      ENTRADA EN VIGENCIA Y PLAZO

La presente política entra en rigor el día 17 de abril de 2024 y las bases de datos se mantendrán vigentes hasta la culminación del objeto social de EDEXA S.A.S.

EDEXA S.A.S se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento, cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la página web http://edexa.com.co/

ELIECER AUGUSTO TÉLLEZ ESCOBAR

REPRESENTANTE LEGAL

EDEXA S.A.S

PARÁGRAFO

Es responsabilidad de los Gerentes y/o Jefes de área la divulgación de esta política al personal a cargo que interviene en el mismo e informar oportunamente los cambios que se pueden generar en los procesos con el fin de actualizar el documento.

La omisión o incumplimiento de los parámetros descritos en este documento, será causal para la aplicación de las sanciones disciplinarias respectivas de acuerdo al código sustantivo de trabajo y el reglamento interno de la empresa.