1. OBJETIVO
El objetivo de esta política es fomentar un ambiente de transparencia, integridad y ética dentro de EDEXA S.A.S Esta política establece los procedimientos para la presentación de denuncias sobre actividades ilegales, inmorales o poco éticas relacionadas con el programa de transparencia y ética empresarial (PTEE), así como las medidas para proteger a los denunciantes contra represalias y/o cualquier tipo riesgo contra su integridad laboral, física o emocional diferentes tipos de amenazas al interior de la compañía.
2. ALCANCE
Esta política se aplica a todos los empleados, contratistas, proveedores y partes interesadas que mantienen una relación con EDEXA S.A.S.
3. DEFINICIONES
Denunciante: Cualquier persona que presente una denuncia acerca de algún comportamiento que vaya en contravía del PTEE, actividades ilegales, inmorales o poco éticas dentro de la organización.
Destinatario de la denuncia: Persona designado para recibir y gestionar las denuncias presentadas por los empleados.
Testigo: Toda persona que posee información relevante sobre acciones ilícitas o irregulares y se encuentra dispuesta a colaborar rindiendo al efecto su testimonio o aportando pruebas conducentes para investigar, procesar o sentenciar a los responsables de dichas acciones.
Persona protegida: Denunciante o testigo de una acción ilícita o irregular que se le ha concedido medidas de protección con la finalidad de garantizar el ejercicio de sus derechos personales y laborales.
Medidas de protección: Conjunto de medidas orientadas a proteger el ejercicio de los derechos personales y laborales de los denunciantes y testigos de acciones ilícitas o irregulares.
Represalia: Cualquier medida perjudicial, directa o indirecta, contra una persona que haya denunciado cualquier acción ilícita o irregular o haya facilitado información sobre la misma.
Corrupción: La acción u omisión cometida por un colaborador en el ejercicio de sus funciones para la obtención de ventajas indebidas de cualquier naturaleza, para sí mismo o para un tercero.
Hostilidad: Toda acción u omisión intencional, independientemente de quien sea el responsable, que pueda causar daños o perjuicios al denunciante.
Malversación: La apropiación indebida u otras formas de desviación por un colaborador, en beneficio propio o de terceros u de otras entidades, de bienes, fondos o títulos públicos o privados o cualquier otra cosa de valor que se le haya confiado en virtud de su cargo.
Abuso de funciones: La realización u omisión de un acto, por parte de un colaborador en el ejercicio de sus funciones, con el fin de obtener un beneficio indebido para sí mismo o para otra persona o entidad.
Enriquecimiento ilícito: El incremento significativo del patrimonio de un colaborador respecto de sus ingresos legítimos que no pueda ser razonablemente justificado por él.
4. MECANISMOS DE DENUNCIA
• Correo electrónico lineaetica@edexa.com.co.
• Comunicación escrita dirigida al departamento de Control Interno, dirección Km 1.3 vía Parcelas Cota Conjunto AEPI Bodega 11, Cota, Cundinamarca. Horario de atención: lunes a viernes de 6:30 am a 4:30 pm.
• Solicitud verbal al teléfono 7470260 Ext 4128, proceso Control Interno y/o Oficial de cumplimiento.
5. POLITICA DE PROTECCIÓN AL DENUNCIANTE
Las denuncias serán tratadas de manera confidencial, en la medida de lo posible, se mantendrá el anonimato del denunciante. EDEXA S.A.S hará los esfuerzos razonablemente para proteger la identidad del denunciante y mantener la confidencialidad de la denuncia, por tal motivo se prohíbe divulgar la identidad del denunciante sin su consentimiento, excepto en los casos en que sea necesario para llevar a cabo una investigación adecuada.
El contenido requerido para el inicio de la investigación es:
1) Naturaleza de la denuncia
2) Descripción de los hechos
3) Personas involucradas
4) Documentos, evidencias y pruebas
Cuando se hayan agotado todos los elementos de información internos y externos y la denuncia siga sin tener fundamento alguno, esta será desestimada y cerrada.
EDEXA S.A.S no acepta alguna forma de represalia contra un denunciante como resultado de la presentación de una denuncia, de confirmarse, se tomarán medidas disciplinarias contra cualquier individuo que tome represalias contra un denunciante.
EDEXA S.A.S., delega al Oficial de cumplimiento quien será responsable de investigar todas las denuncias recibidas de manera imparcial y objetiva, en los casos que sea posible se proporcionará información y/o resultado sobre el estado de la denuncia presentada por denunciante, mientras sea factible.
Todos los colaboradores de EDEXA S.A.S., deberán hacer cumplir esta política, aceptando los deberes y derechos con los que cuenta y herramientas que tiene disponible para informar cualquier anomalía en los casos que sea necesario.
Esta política será de consulta pública dentro de la organización en el Sharepoint, si es apropiado, fuera de ella en la pagina web de la compañía, como muestra de su compromiso con la transparencia y la integridad.
Código: PO-DE-06
Fecha: 22/05/2024