POLÍTICAS GENERALES
La Junta Directiva y los Administradores de la compañía en cumplimiento del SAGRILAFT, define los lineamientos para prevenir los delitos asociados al Lavado de Activos, financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de armas de Destrucción Masiva LA/FT/FPADM, así como los demás delitos que se encuentren asociados, que pongan en riesgo el buen nombre, la imagen, la reputación de la compañía y que pueda llegar afectar las relaciones comerciales y contractuales que se tengan, por lo cual la compañía:
• Contará con una metodología y procedimientos para la Administración del Riesgo LA/FT/FPADM, los cuales permiten identificar, medir, controlar y monitorear los riesgos inherentes y residuales que puedan afectar a la compañía.
• Mantendrá en permanente funcionamiento el programa de Capacitación basado en la normativa y desarrollo del SAGRILAFT.
• Las negociaciones comerciales no se antepondrán ante el cumplimiento de las políticas y lineamientos definidos para la administración del riesgo de Lavado de Activos y la Financiación del terrorismo establecidas en este manual.
• Adoptará mecanismos que permitan conservar la información documental de los asociados, los movimientos por entrada y salida de recursos, los reportes a la UIAF, los informes preparados por el Oficial de Cumplimiento, la revisoría fiscal y demás información generada en la ejecución del SAGRILAFT.
• Reportará ante la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) las operaciones que se hayan determinado como sospechosas de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
• La información de las operaciones intentadas o sospechosas relacionadas con el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo, serán tratados con estricta confidencialidad, por lo cual no podrá dar a conocer el nombre o la identidad de las personas sobre las cuales se hayan determinado conductas que hayan inducido a la generación del reporte.
• Efectuará la debida diligencia a toda persona natural o jurídica que formalice una relación contractual, comercial o legal (Clientes, Empleados, Proveedores, Accionistas, Contratistas).
• Cualquier operación en la que la compañía sea parte, deberá contar con documentación interna y/o externa que explique claramente la naturaleza de las operaciones, la fecha y las aprobaciones impartidas de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos para cada área y procesos de la compañía.
• Se abstendrá de contraer vínculos con clientes, empleados, proveedores, accionistas y demás partes relacionadas, que se encuentre en alguna de las listas vinculantes y restrictivas, con alertas que estén relacionadas con actosde LA/FT/FPADM y que puedan representar un riesgo para la compañía, para determinar lo anterior es importante que se haya realizado el proceso de debida diligencia.
• Los empleados deberán informar de forma inmediata, cualquier operación inusual o sospechosa que identifiquen en ejercicio de sus actividades diarias al Oficial de Cumplimiento.
• Los empleados y/o terceros que tengan algún vínculo con la compañía, asumen el compromiso y la responsabilidad de atender oportunamente las solicitudes realizadas por el Oficial de Cumplimiento.
• Cualquier situación o consulta sobre un potencial conflicto de interés deberá ser informado al superior inmediato, quien deberá trasladarlo a la autoridad encargada de resolver este conflicto.